De meeste Belgen en Fransen zijn al bijna een maand aan het telewerken, voor zover hun werk dit toelaat. Ook alle medewerkers van het Agentschap van de Eurometropool werken momenteel thuis. Ons credo: laten we banden smeden en bruggen bouwen! Hoe kunnen we dit vanop afstand blijven doen? Hoe kunnen we een grensoverschrijdend Agentschap in deze specifieke context operationeel houden? Telewerken impliceert een andere manier van werken en verschillende beperkingen, maar ook heel wat opportuniteiten! Dankzij de vele tools is het perfect mogelijk om efficiënt op afstand samen te werken.

Bij het Agentschap van de Eurometropool maken we bijvoorbeeld gebruik van Slack, een sociaal netwerk voor bedrijven: op die manier kunnen we snel met meerdere personen informatie uitwisselen, thematische informatiekanalen creëren en meerdere onderwerpen tegelijk opvolgen zonder dat er voortdurend e-mails moeten worden verstuurd.

Teamvergaderingen en vergaderingen met partners worden momenteel gehouden door middel van videoconferentietools, zoals Zoom, Skype of Microsoft Teams. Alle middelen zijn goed om elkaar te kunnen blijven zien. Ons advies voor een efficiënte vergadering: blijf de principes van de collectieve intelligentie toepassen, ook op afstand! Eén moderator coördineert de vergadering, de deelnemers kunnen een bericht versturen via de chat of de hand opsteken als ze iets willen zeggen, en iedereen zet zijn of haar microfoon uit wanneer iemand anders het woord heeft. Eenvoudige regels om elkaar niet te onderbreken of te vermijden dat iedereen door elkaar praat.

Elke medewerker past ook zijn of haar eigen werk aan de nieuwe situatie aan: hierna laten we alle leden van het Agentschap aan het woord over hoe zij het telewerk ervaren.

In Menen / Catherine, Coördinatrice Het Blauwe Park
« We werken misschien wel thuis, maar zeker niet voltijds! Het vergt discipline, zowel persoonlijk als voor het ganse gezin. Kinderen hebben hun ouders nodig voor de opvolging van hun schooltaken (ik heb de indruk dat ze een beetje dommer worden in deze periode van ‘coron-taine’ …). Het is één groot avontuur: soms zit ik met mijn laptop in mijn bureau, soms verhuis ik naar de woonkamer en andere keren werk ik vanuit de keuken. Gelukkig moet ik nog niet in de kelder gaan werken! Het is ook belangrijk je werkprogramma met je kinderen te bespreken. Laat hen weten tijdens welke videoconferentie ze je mogen storen, en of ze dat in pyjama mogen doen. Je moet bereid zijn om je werkritme voortdurend aan te passen: plots hebben de kinderen zin om koekjes te bakken. (…)Positief aan deze situatie is dat de kinderen leren hun eigen plan te trekken! Gelukkig hebben we een grote tuin, is het mooi weer, verkeren we in goede gezondheid en mogen we nog buiten gaan wandelen, lopen of fietsen, in tegenstelling tot onze Franse collega’s.

In het begin dacht ik dat ik vlotjes mijn “to do”-lijstje zou kunnen afwerken … Ik maakte me echter te veel illusies. Ik woon in Menen en we voelen heel sterk wat we als grensbewoners missen en wat voor impact dit heeft op ons dagelijkse leven en onze dagelijkse activiteiten. We kunnen geen boodschappen meer doen of een Picon gaan drinken aan de andere kant van de grens. En ja, we missen de Fransen in de ‘Barakken’! Maar we zijn er trots op om te laten zien dat we niet bij de pakken blijven zitten! We evalueren, we plannen, we volgen de actualiteit op en we blijven banden smeden en bruggen bouwen!
»

In Enghien / Inês, Coördinatrice Hoger onderwijs, Leren van talen,
Grensoverschrijdend alternerend leren en Europa van de burger

« In deze periode van algemene lockdown geven mijn collega’s van het Agentschap blijk van grote creativiteit. Ik prijs me gelukkig dat ik deel uitmaak van dit team en dat ik al mijn energie kan steken in de voorbereiding van onze activiteiten na de lockdown! Sinds we telewerken – ondertussen al bijna een maand – is onze interne communicatie erop vooruitgegaan. Er gaat geen dag voorbij zonder dat iedereen elkaar een goedemorgen wenst en een korte stand van zaken geeft van zijn of haar werk. Slack, WhatsApp en Microsoft Team zijn onze snelwegen en secundaire wegen geworden. Nooit eerder hebben we zoveel Frans-Belgische grensoverschrijdende informatie ontdekt en gedeeld! En dat is te merken op onze social media.

Zelfdiscipline en teamwork zijn de sleutelwoorden van onze dagelijkse werkzaamheden. We werken verslagen af die vertraging hadden opgelopen, we kuisen de harde schijf van ons archief op, we denken na over grensoverschrijdende samenwerking op lange termijn. Onder het toeziend oog van Pépita, de kat waarmee ik 24 uur per dag samenleef, maak ik van deze unieke ervaring gebruik om te filosoferen over de toekomst van Europa en kom ik tot de conclusie dat ik als volwaardige actor wil bijdragen aan een solidair Europa.»

In Waregem / Ira, Secretaresse
« In het begin was het niet evident om als koppel te telewerken, we hadden elk onze telefoontjes en videoconferenties. Na een week beslisten we om wat meer afstand te nemen van elkaar: de ene op de gelijkvloerse verdieping en de andere op de eerste verdieping. Op die manier zouden we efficiënter kunnen werken. Van meet af aan heb ik mijn gebruikelijke werkritme behouden: ik sta vroeg op, neem een douche, kleed me aan, ontbijt en vlieg er daarna met volle moed in. Ik lees eerst mijn e-mails en de Slack-berichten van de collega’s. Daarna beantwoord ik mijn e-mails, breng ik de bestelbonnen in orde en lees ik de laatste nieuwsberichten over de evolutie van COVID-19 zodat ik de burgers die me opbellen correct kan informeren. Rond 10 uur en 15 uur neem ik een korte pauze om de benen te strekken en een kopje koffie of thee te drinken.

Ik mis wel mijn bureau in Kortrijk en het sociaal contact met mijn collega’s. Gelukkig kan ik hen op afstand blijven zien wanneer we bepaalde dossiers bespreken. Mijn geheim om de moed erin te houden: na het werk doe ik aan yoga of maak ik een korte wandeling.»

In Moeskroen / Khadija, ondersteuning Digitale Ontwikkeling
« Ik begin aan mijn vierde week telewerk! Ik heb mij snel weten te organiseren, zowel op professioneel als op persoonlijk vlak. De coronacrisis dwong ons om onze manier van (samen)werken en communiceren te herzien. In deze vreemde tijden is telewerken des te gemakkelijker dankzij de vele digitale mogelijkheden die ervoor zorgen dat fysieke grenzen vervagen en men te allen tijde geconnecteerd kan blijven. Ik vind dit een hele (r)evolutie! Er bestaan tal van platformen: Skype, Zoom, WhatsApp of Microsoft Teams. We proberen onze teamvergaderingen optimaal te organiseren en houden ook steeds een koffiepauze zodat we met de collega’s kunnen bijpraten en plezier maken. Alles verloopt via een scherm, maar het is daarom niet minder amusant! De digitale tools laten ons ook toe om nauw samen te werken met onze partners: deelname aan een grensoverschrijdende jury in het kader van een Interreg-programma, deelname aan online opleidingen en lezingen … In normale tijden moest ik hiervoor vele kilometers afleggen en was ik lange tijd onderweg, om nog maar te zwijgen van de vele files en de luchtvervuiling die hiermee gepaard gingen!

Los van het telewerken is er nog iets positiefs aan deze lockdown. Het is voor mij een ideale gelegenheid om aan introspectie te doen, om mijn consumptiegewoonten en mijn levensstijl in vraag te stellen, om nieuwe prioriteiten vast te leggen en – vooral – om meer zorg te dragen voor mezelf en voor mijn naasten! Veel mensen hebben het plezier van gezinsactiviteiten, de schoonheid van de natuur en het plezier van sporten, koken of bakken herontdekt. Niemand weet hoe lang dit nog zal duren, maar één ding is zeker: we komen hier sterker uit!»

In Tournai / Loïc, Directeur van het Agentschap
« Tijdens deze lockdown neem ik uitgebreid de tijd om mijn dochter te helpen met haar huiswerk en om voetbalwedstrijdjes te spelen met mijn zoon, maar het is ook een inspirerende periode om na te denken over onze grensoverschrijdende regio. Het is het ideale moment om veel te lezen en veel na te denken. De vele artikels en interventies in de pers zetten aan tot introspectie en zelfreflectie. Controles binnen de grenzen van de Europese Unie, verschillende maatregelen in Frankrijk en België voor de bestrijding van het coronavirus, de sluiting van de Schengenzone … Dit alles stemt tot nadenken: is het niet hoog tijd voor een nieuw Europees bestuursmodel?

Uit mijn contacten met de actoren van de grensoverschrijdende regio, burgers, ondernemers, verpleegkundigen, professoren … blijkt dat iedereen het erover eens is: solidariteit is een efficiënt wapen om deze gezondheidscrisis te bezweren. Solidariteit moet de belangrijkste waarde zijn van onze gezamenlijke toekomst. Net als telewerk kent Covid-19 geen grenzen! Meer dan ooit moeten we lessen trekken uit deze crisis! Laten we de samenwerking en de solidariteit tussen de mannen en vrouwen van ons leefgebied, de Eurometropool Lille-Kortrijk-Tournai, versterken! »

In Moeskroen / Nattie, Financieel, Administratief en HR-medewerkster
« Vandaag is mijn bureau thuis getransformeerd tot een echte werkplek. In het verleden gebeurde het al eens dat ik thuis werkte, maar dat was soms niet evident omdat alle paperassen nog in mijn kantoor lagen. Toen we bij aanvang van deze crisis besloten om volledig te telewerken, heb ik alle materiaal en dossiers mee naar huis genomen zodat ik mijn taken op een degelijke manier zou kunnen uitvoeren. Een hele verhuis dus … Op een oud rek heb ik alle dossiers en mappen gestockeerd. Zo heb ik alle nodige info bij de hand en kan ik comfortabel werken.

Sinds we in lockdown zijn, heb ik bepaalde gewoonten behouden én enkele nieuwe aangenomen: aangezien de kappers nog steeds gesloten zijn (mijn haar kan wel een kapbeurt gebruiken …), besteed ik ’s morgens de tijd die ik normaal onderweg ben naar kantoor, aan mijn persoonlijke verzorging. Het is immers belangrijk om goed in je vel te zitten. ’s Middags na de lunch eet ik vaak twee desserts … en in de namiddag het obligate vieruurtje! Maar geen paniek, ’s avonds, nadat ik mijn dossiers heb opgeborgen zodat ze aan het zicht van mijn huisgenoten onttrokken zijn, sport ik alle calorieën er weer af. Binnen het Agentschap en ten aanzien van de verschillende externe partners en contactpersonen hebben we onze manier van werken ondertussen aangepast, zodat we onze dienstverlening kunnen blijven garanderen, mede dankzij de nieuwe technologieën. Maar het virtuele zal nooit de warmte van het menselijke contact kunnen vervangen. »

In Kortrijk / Nathalie, Coördinatrice Luchtkwaliteit & Kringloopeconomie
« Het is onze taak de bevolking te sensibiliseren aan de hand van gedetailleerde en duidelijke informatie. Aangezien de lockdown een gunstig effect lijkt te hebben op de luchtkwaliteit, verzamelt het Agentschap informatie over de analyses die momenteel in de 3 deelregio’s, maar ook op Europees en op internationaal niveau worden uitgevoerd. Doordat er 50% minder auto’s rondrijden krijgen we een duidelijker beeld van de vervuilingsbronnen. Maar toch willen we over de meest actuele informatie beschikken en de mening van de experten kennen. We bereiden ook informatie voor over de Europese “Green Deal” (klimaatpact) die een luchtkwaliteitsstrategie voor 2021 vooropstelt: de nieuwe strategie van de Europese Commissie voor de analyse van de pollutie moet op dit klimaatpact gebaseerd zijn. Deze Europese “Green Deal” omvat ook een plan voor de circulaire economie. Het Comité van de Regio’s lanceert hierover een raadpleging: we houden u verder op de hoogte!

Na één maand telewerken kan ik gemakkelijker aan bepaalde “lokroepen” weerstaan, zoals de vaat of de was. Ik zet alle ramen wagenwijd open, laat de zuurstof rijkelijk binnenstromen en ontdek nieuwe asana’s om de energie een boost te geven en naar de neuronen te sturen. En dan is er nog het lawaai en de stilte. Het ene moment zit ik midden in het rumoer van een vergadering met 12 personen met krakende en nauwelijks hoorbare stemmen, het andere moment bevind ik me in een stilte die de ruimte in één seconde vult, plots ben ik opnieuw gewoon thuis, zonder ook maar een voet te hebben verzet. Het is vreemd als dit de regelmaat wordt. Het is een geluk dat we kunnen telewerken. De tijd gaat sneller voorbij en je kunt je concentreren op zaken voor na de lockdown. Maar het allerbelangrijkste is uiteraard dat we in goede gezondheid verkeren. »

In Lille / Romain, Communicatiemedewerker
« Tijdens deze gezondheidscrisis is communicatie belangrijker dan ooit! Het team van het Agentschap heeft een tekst opgesteld waarin de situatie voor alle inwoners wordt samengevat, ook voor de grensarbeiders, want hun situatie is extra complex. We proberen ook ruchtbaarheid te geven aan de vele positieve initiatieven en good practices. We boeken vooruitgang met alle Europese projecten: zo bereiden we de toekomst van werkzoekenden al voor met de communicatie van het project “Grenzeloos Competent”. Voor mij verandert telewerken niets aan mijn dagelijkse activiteiten. Ik kan me zonder al te veel problemen vanop afstand verder bezighouden met redactionele taken, grafische vormgeving of de optimalisering van onze website.

Ik ontdek wel enkele nadelen van telewerken als koppel op een appartement: hoe kunnen we tezelfdertijd in een kleine ruimte videoconferenties houden? (‘Romain, we horen nog een andere stem, is dat normaal?’) We proberen alternatieve oplossingen te zoeken die niet altijd even praktisch zijn (de slaapkamer wordt een vergaderruimte, met het risico om grappige opmerkingen van collega’s te horen over de inrichting of het beddengoed) en we werken op andere momenten om elkaar niet te storen. Maar vooral het gebrek aan ruimte weegt zwaar. Ik geef het toe: ik word jaloers als ik de andere collega’s hoor praten over hun tuin. Maar mijn grootste uitdaging en guilty pleasure is het snoepen. Sinds het begin van de lockdown heb ik het gevoel dat ik een soort Jeroen Meus geworden ben. Het is niet evident om aan mijn huisgemaakte koekjes, brownie’s, taartjes of andere lekkernijen te weerstaan.»

In Emmerin / Séverine, coördinatrice Mobiliteit & Werk
« Telewerken tijdens een algemene lockdown is ook een manier om de natuur te herontdekken (ook al heb je maar één plant!) en om je te concentreren op de belangrijke zaken in het leven … Mijn bureau is nog nooit zo netjes geweest ?.

Het is niet gemakkelijk om hypergeconnecteerd te zijn wanneer er nog andere telewerkers op het thuisnetwerk – binnenkort schakelen we over op glasvezel – zitten! Maar telewerken betekent ook tijdwinst. Dat geeft me de mogelijkheid om problemen vanuit een nieuwe invalshoek te bekijken, te experimenteren, te proeven van de buitengewoon lekkere chocolade van mijn “Raconte-moi un chocolat”-box, heerlijke gerechten te koken (ook voor mijn buren!), te wandelen in de velden in de buurt en nog zoveel meer …»

Hoe verloopt het telewerken bij u?
Laat ons via de social media weten hoe u te werk gaat of post een foto van uw thuiskantoor!

Newsletter

Stay up to date? Subscribe to our newsletter